Lanzar un producto o realizar un webinar para una audiencia global suena sencillo hasta que te das cuenta de que el momento en que sales en vivo es plena madrugada para una gran parte de las personas a las que quieres llegar. Las zonas horarias convierten un solo evento en un rompecabezas logístico. Con algo de planificación, puedes maximizar la asistencia y evitar el error clásico de excluir accidentalmente a regiones enteras.
Decide si necesitas un solo horario o varios
La primera decisión estratégica es si tu evento ocurre en un único momento global o en varios horarios convenientes a nivel local.
Un solo evento en vivo es más sencillo de producir y crea una sensación compartida de acontecimiento, pero inevitablemente favorece a algunas regiones sobre otras. Si tu audiencia se concentra en un par de regiones, elige el horario que mejor las sirva y acepta que las regiones lejanas dependerán de una grabación.
Si tu audiencia es realmente mundial, considera realizar la misma sesión dos o tres veces a lo largo del día, cada una ajustada a una región importante. Esto multiplica tu esfuerzo, pero amplía drásticamente quién puede asistir en vivo. Un patrón común es una sesión conveniente para América, una para Europa y África, y una para Asia y el Pacífico.
Elige el horario de forma deliberada
Cuando elijas un momento, basate en dónde está realmente tu audiencia, no en tu propia comodidad. Observa la hora local en la que caería tu evento para cada región importante y apunta a una franja que se sitúe en horas de vigilia razonables para la mayor parte de las personas.
Ancla tu planificación interna a UTC. Como UTC no cambia con el horario de verano, le da a tu equipo una referencia única e inequívoca. A partir de ese punto de referencia, puedes calcular la hora de inicio local para cada región que te importe y juzgar qué tan conveniente es realmente la franja.
Comunica el horario sin ambigüedad
Nada hunde la asistencia más rápido que personas que aparecen una hora antes, una hora tarde, o que no aparecen en absoluto porque malinterpretaron el horario.
- Acompaña siempre la hora con su zona horaria, y prefiere nombrar una ciudad en lugar de una abreviatura.
- Ofrece una conversión local automática siempre que puedas, para que cada visitante vea la hora de inicio en su propio reloj.
- Proporciona una invitación de calendario, que almacena el evento como un momento absoluto y lo muestra correctamente en el dispositivo de cada asistente.
- Indica la hora en UTC junto con las horas locales para la parte más técnica de tu audiencia.
Cuidado con la trampa del horario de verano
Los lanzamientos a menudo se programan con semanas de antelación, que es justo cuando el horario de verano puede sabotearte. Si tu evento cae cerca de una fecha de transición, el desfase entre tu referencia y una región determinada puede cambiar entre el día en que lo anuncias y el día en que ocurre.
Vincula tu promoción a una ciudad o a UTC en lugar de a un desfase memorizado. Si le dices a la gente "10 AM en Londres" y Londres pasa al British Summer Time antes del evento, tus herramientas de calendario seguirán resolviéndolo correctamente. Si en cambio prometiste un desfase fijo, podrías estar desfasado una hora para parte de tu audiencia.
Planifica la producción en torno al reloj
Tras bambalinas, un evento global necesita personas despiertas para llevarlo a cabo. Si transmites en vivo a una región lejana, alguien de tu equipo estará trabajando a una hora inusual. Planifica el personal teniendo en cuenta la hora local de tu equipo de producción, y considera rotar quién toma el turno incómodo si realizas sesiones repetidas.
Incorpora tiempo de margen antes de salir en vivo para las comprobaciones técnicas, y recuerda que a cualquier socio, ponente o proveedor en otras regiones hay que comunicarle la hora de inicio con tanto cuidado como a tu audiencia.
No olvides la repetición
No importa con cuánta inteligencia programes, parte de tu audiencia estará dormida cuando salgas en vivo. Trata la grabación como una parte de primera clase del plan, no como una ocurrencia tardía. Hazla disponible con rapidez, anúnciala en los mismos canales que usaste para promocionar el evento en vivo, y convierte también cualquier fecha límite de seguimiento a horas locales para que los rezagados no sean penalizados por su zona horaria.
Júntalo todo
Un lanzamiento global exitoso respeta la simple realidad de que tu audiencia está dispersa por cada parte del día. Ancla tu planificación a UTC, elige horarios basados en dónde está realmente la gente, comunica esos horarios sin ambigüedad, vigila el horario de verano cerca de tu fecha y ofrece siempre una repetición. Maneja bien esas piezas y tu evento se sentirá accesible en todas partes, en lugar de ser un espectáculo exclusivo para la región que casualmente estuviera despierta.