Οι κατανεμημένες ομάδες ξεκλειδώνουν πραγματικά πλεονεκτήματα: μπορείτε να προσλάβετε τους καλύτερους ανθρώπους ανεξάρτητα από την τοποθεσία και να κρατάτε την εργασία σε κίνηση σχεδόν όλο το εικοσιτετράωρο. Όμως η κατανομή μιας ομάδας σε πολλές ζώνες ώρας εισάγει επίσης τριβές. Οι ομάδες που ευδοκιμούν είναι εκείνες που αντιμετωπίζουν τις διαφορές ζώνης ώρας ως περιορισμό σχεδιασμού και χτίζουν τη ροή εργασίας τους γύρω από αυτόν συνειδητά.
Προεπιλέξτε την ασύγχρονη επικοινωνία
Η σημαντικότερη αλλαγή για μια παγκόσμια κατανεμημένη ομάδα είναι να καταστήσει την ασύγχρονη εργασία τον κανόνα. Αν η κουλτούρα σας προϋποθέτει άμεση απάντηση, οποιοσδήποτε βρίσκεται αρκετές ζώνες ώρας μακριά είναι μόνιμα πίσω, επειδή οι μισοί συνάδελφοί του κοιμούνται όταν εκείνος είναι ξύπνιος.
Ασύγχρονη επικοινωνία σημαίνει να καταγράφετε τα πράγματα αρκετά καθαρά ώστε ένας συνεργάτης να μπορεί να ενεργήσει βάσει αυτών χωρίς ζωντανή συζήτηση. Οι αποφάσεις καταγράφονται σε έγγραφα, οι ενημερώσεις των έργων πηγαίνουν σε κοινόχρηστα νήματα, και οι ερωτήσεις περιλαμβάνουν όλο το πλαίσιο που χρειάζεται για να απαντηθούν με μία κίνηση. Αυτό μειώνει το πέρα-δώθε που αναγκάζει τους ανθρώπους να περιμένουν μια ολόκληρη μέρα μόνο και μόνο για να ξεμπλοκάρουν μία εργασία.
Προστατέψτε ένα μικρό παράθυρο επικάλυψης
Ακόμη και οι ομάδες που λειτουργούν κατά κύριο λόγο ασύγχρονα επωφελούνται από λίγο σύγχρονο χρόνο. Εντοπίστε τις ώρες κατά τις οποίες το μεγαλύτερο μέρος της ομάδας είναι ξύπνιο ταυτόχρονα, ακόμη κι αν πρόκειται μόνο για δύο ή τρεις ώρες, και αντιμετωπίστε αυτό το παράθυρο ως πολύτιμο. Κρατήστε το για τις συζητήσεις που πραγματικά χρειάζονται διάλογο σε πραγματικό χρόνο, όπως ο σχεδιασμός, οι δύσκολες αποφάσεις και η οικοδόμηση σχέσεων.
Αποφύγετε να γεμίζετε το παράθυρο επικάλυψης με συνηθισμένες συναντήσεις ενημέρωσης που θα μπορούσαν να ήταν μια γραπτή ενημέρωση. Η επικάλυψη είναι ο πιο σπάνιος κοινός σας πόρος. Το να τον ξοδεύετε σε πράγματα που θα μπορούσαν να είναι ασύγχρονα σπαταλά τη μοναδική στιγμή που όλοι μπορούν πραγματικά να μιλήσουν.
Γράφετε τις ώρες καθαρά και χωρίς αμφισημίες
Οι πρόχειρες αναφορές ώρας προκαλούν χαμένες κλήσεις και απογοήτευση. Υιοθετήστε μια σύμβαση για την ομάδα και τηρήστε την. Πολλές κατανεμημένες ομάδες τυποποιούνται στην UTC ως ουδέτερο σημείο αναφοράς, καθώς η UTC δεν αλλάζει με τη θερινή ώρα και σημαίνει την ίδια στιγμή παντού.
Όταν αναφέρετε μια ώρα, συμπεριλάβετε μια πόλη για πλαίσιο: «Ας συντονιστούμε στις 14:00 UTC, που είναι 10 π.μ. στη Νέα Υόρκη και 7 π.μ. στο Σαν Φρανσίσκο». Η αναφορά πόλεων βοηθά όσους δεν σκέφτονται με όρους αποκλίσεων. Επίσης καθιστά ασφαλέστερες τις μεταβάσεις της θερινής ώρας, επειδή τα ονόματα των πόλεων φέρουν τους δικούς τους κανόνες.
Καταγράψτε την τοποθεσία και τις ώρες όλων
Διατηρήστε μια κοινόχρηστη, ενημερωμένη λίστα με το ποιος βρίσκεται πού και ποιες είναι οι τυπικές ώρες εργασίας του. Αυτό το ένα έγγραφο αποτρέπει αμέτρητα σφάλματα προγραμματισμού. Όταν μπορείτε να δείτε με μια ματιά ότι ένας συνάδελφος βρίσκεται αυτή τη στιγμή στις 11 μ.μ., δεν θα του στείλετε ένα επείγον αίτημα που μπορεί να περιμένει.
Βοηθά να τα εμφανίζετε σε μια προβολή σύγκρισης ώστε όλη η ομάδα να μπορεί να βλέπει τις τοπικές ώρες δίπλα-δίπλα. Το να γνωρίζετε τις διαφορές ώρας με μια ματιά μετατρέπει τον προγραμματισμό από παιχνίδι εικασιών σε γρήγορο έλεγχο.
Θέστε σαφείς προσδοκίες σχετικά με τον χρόνο απόκρισης
Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι σε διαφορετικές ζώνες ώρας πρέπει να γνωρίζουν πότε είναι εύλογο να αναμένεται μια απάντηση. Ορίστε κανόνες όπως «τα μη επείγοντα μηνύματα λαμβάνουν απάντηση εντός μίας εργάσιμης ημέρας στη ζώνη ώρας του παραλήπτη». Αυτό απελευθερώνει τους ανθρώπους από την αίσθηση ότι πρέπει να παρακολουθούν τη συνομιλία τα μεσάνυχτα και αφαιρεί το άγχος του να αναρωτιούνται αν η σιωπή σημαίνει πρόβλημα.
Για πραγματικά επείγοντα ζητήματα, συμφωνήστε σε ένα ξεχωριστό, σαφώς επισημασμένο κανάλι ή σήμα ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν τη διαφορά ανάμεσα στο «διάβασε το όταν ξεκινήσεις τη μέρα σου» και στο «αυτό χρειάζεται προσοχή τώρα».
Εναλλάσσετε το βάρος των άβολων ωρών
Όταν μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση δεν μπορεί να χωρέσει στις ώρες εργασίας όλων, μην αφήνετε πάντα την ίδια περιοχή να αναλαμβάνει την επώδυνη βάρδια. Εναλλάσσετε τις ώρες των συναντήσεων ώστε τα νωρίς το πρωί ή αργά το βράδυ να μοιράζονται δίκαια σε όλη την ομάδα. Οι άνθρωποι αποδέχονται την περιστασιακή ταλαιπωρία πολύ πιο εύκολα όταν βλέπουν ότι κατανέμεται ομοιόμορφα.
Προσέχετε προσεκτικά τη θερινή ώρα
Η θερινή ώρα αποτελεί επαναλαμβανόμενη πηγή σύγχυσης για τις κατανεμημένες ομάδες, επειδή οι περιοχές αλλάζουν τα ρολόγια τους σε διαφορετικές ημερομηνίες, και ορισμένες δεν τα αλλάζουν ποτέ. Για αρκετές εβδομάδες γύρω από κάθε μετάβαση, η συνηθισμένη διαφορά μεταξύ δύο πόλεων μπορεί να αποκλίνει κατά μία ώρα.
Προγραμματίστε τις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις αγκυρωμένες σε μια πόλη και όχι σε σταθερή απόκλιση, ώστε το ημερολόγιό σας να προσαρμόζεται αυτόματα. Και ειδοποιήστε εγκαίρως την ομάδα πριν από μια σημαντική μετάβαση DST, καθώς ο σχετικός χρονισμός των τακτικών συναντήσεων μπορεί να μετατοπιστεί για τους ανθρώπους σε περιοχές που δεν αλλάζουν τα ρολόγια τους.
Επενδύστε στη σύνδεση, όχι μόνο στο αποτέλεσμα
Η απόσταση σε συνδυασμό με τις ζώνες ώρας μπορεί να κάνει μια ομάδα να μοιάζει με μια συλλογή αγνώστων που ανταλλάσσουν εργασίες. Αντισταθμίστε το συνειδητά. Χρησιμοποιήστε μέρος του παραθύρου επικάλυψης για ανεπίσημη συζήτηση, μοιραστείτε γενναιόδωρα το πλαίσιο και αναγνωρίστε δημόσια την καλή δουλειά. Μια ομάδα που εμπιστεύεται η μία την άλλη ανέχεται την τριβή των ζωνών ώρας πολύ καλύτερα από μια ομάδα που το μόνο που κάνει είναι να ανταλλάσσει παραδοτέα.
Το να εργάζεστε καλά σε διαφορετικές ζώνες ώρας έχει να κάνει λιγότερο με κάποια μεμονωμένη τακτική και περισσότερο με μια κοινή νοοτροπία: γράφετε καθαρά, σεβαστείτε τις ώρες των ανθρώπων, κατανείμετε δίκαια την ταλαιπωρία και αφήστε τα εργαλεία να χειριστούν τις μετατροπές ώστε η ομάδα σας να μπορεί να επικεντρωθεί στην ίδια την εργασία.