Η κυκλοφορία ενός προϊόντος ή η διοργάνωση ενός webinar για ένα παγκόσμιο κοινό ακούγεται απλή υπόθεση, μέχρι να συνειδητοποιήσετε ότι η στιγμή που βγαίνετε ζωντανά είναι μέσα στη νύχτα για ένα μεγάλο μέρος των ανθρώπων που θέλετε να προσεγγίσετε. Οι ζώνες ώρας μετατρέπουν μια απλή εκδήλωση σε γρίφο logistics. Με λίγο σχεδιασμό, μπορείτε να μεγιστοποιήσετε τη συμμετοχή και να αποφύγετε το κλασικό λάθος του να αποκλείσετε κατά λάθος ολόκληρες περιοχές.
Αποφασίστε αν Χρειάζεστε Μία Ώρα ή Περισσότερες
Η πρώτη στρατηγική επιλογή είναι αν η εκδήλωσή σας θα γίνει σε μία ενιαία παγκόσμια στιγμή ή σε πολλές ώρες βολικές για τις τοπικές περιοχές.
Μια μοναδική ζωντανή εκδήλωση είναι πιο απλή στην παραγωγή και δημιουργεί μια κοινή αίσθηση γεγονότος, αλλά αναπόφευκτα ευνοεί ορισμένες περιοχές έναντι άλλων. Αν το κοινό σας είναι συγκεντρωμένο σε δύο-τρεις περιοχές, επιλέξτε μια ώρα που τις εξυπηρετεί καλύτερα και αποδεχτείτε ότι οι μακρινές περιοχές θα βασιστούν σε μια μαγνητοσκόπηση.
Αν το κοινό σας είναι πραγματικά παγκόσμιο, σκεφτείτε να πραγματοποιήσετε την ίδια συνεδρία δύο ή τρεις φορές μέσα στη μέρα, με κάθε μία προσαρμοσμένη σε μια μεγάλη περιοχή. Αυτό πολλαπλασιάζει την προσπάθειά σας, αλλά διευρύνει δραματικά το ποιοι μπορούν να παρακολουθήσουν ζωντανά. Ένα συνηθισμένο μοτίβο είναι μια συνεδρία βολική για την Αμερική, μία για την Ευρώπη και την Αφρική, και μία για την Ασία και τον Ειρηνικό.
Επιλέξτε την Ώρα Σκόπιμα
Όταν επιλέγετε μια στιγμή, βασιστείτε στο πού βρίσκεται πραγματικά το κοινό σας, και όχι στη δική σας βολικότητα. Δείτε την τοπική ώρα στην οποία θα έπεφτε η εκδήλωσή σας για κάθε μεγάλη περιοχή και στοχεύστε σε ένα χρονικό σημείο που εμπίπτει σε λογικές ώρες εγρήγορσης για το μεγαλύτερο μέρος των ανθρώπων.
Αγκυρώστε τον εσωτερικό σας σχεδιασμό στην UTC. Επειδή η UTC δεν αλλάζει με τη θερινή ώρα, δίνει στην ομάδα σας ένα μοναδικό, σαφές σημείο αναφοράς. Από αυτό το σημείο αγκύρωσης, μπορείτε να υπολογίσετε την τοπική ώρα έναρξης για κάθε περιοχή που σας ενδιαφέρει και να κρίνετε πόσο βολικό είναι πραγματικά το χρονικό σημείο.
Επικοινωνήστε την Ώρα Χωρίς Ασάφειες
Τίποτα δεν υπονομεύει τη συμμετοχή πιο γρήγορα από το να εμφανίζονται άνθρωποι μία ώρα νωρίτερα, μία ώρα αργότερα ή καθόλου, επειδή παρερμήνευσαν την ώρα.
- Πάντα να συνδυάζετε την ώρα με τη ζώνη ώρας της, και να προτιμάτε να αναφέρετε μια πόλη αντί για μια συντομογραφία.
- Προσφέρετε αυτόματη τοπική μετατροπή όπου μπορείτε, ώστε κάθε επισκέπτης να βλέπει την ώρα έναρξης στο δικό του ρολόι.
- Παρέχετε μια πρόσκληση ημερολογίου, η οποία αποθηκεύει την εκδήλωση ως απόλυτη χρονική στιγμή και την εμφανίζει σωστά σε κάθε συσκευή συμμετέχοντα.
- Αναφέρετε την ώρα σε UTC παράλληλα με τις τοπικές ώρες, για το πιο τεχνικά καταρτισμένο τμήμα του κοινού σας.
Προσέξτε την Παγίδα της Θερινής Ώρας
Οι κυκλοφορίες προγραμματίζονται συχνά εβδομάδες νωρίτερα, που είναι ακριβώς το διάστημα στο οποίο η θερινή ώρα μπορεί να σας σαμποτάρει. Αν η εκδήλωσή σας πέφτει κοντά σε μια ημερομηνία αλλαγής, η διαφορά μεταξύ της αναφοράς σας και μιας συγκεκριμένης περιοχής μπορεί να μετατοπιστεί μεταξύ της ημέρας που την ανακοινώνετε και της ημέρας που πραγματοποιείται.
Συνδέστε την προώθησή σας με μια πόλη ή με την UTC, αντί για μια διαφορά ώρας που θυμάστε. Αν πείτε στους ανθρώπους «10 π.μ. στο Λονδίνο» και το Λονδίνο μεταβεί στη British Summer Time πριν από την εκδήλωση, τα εργαλεία ημερολογίου σας θα την επιλύσουν παρ' όλα αυτά σωστά. Αν αντ' αυτού υποσχεθήκατε μια σταθερή διαφορά ώρας, θα μπορούσατε να έχετε απόκλιση μίας ώρας για ένα μέρος του κοινού σας.
Σχεδιάστε την Παραγωγή με Βάση το Ρολόι
Στα παρασκήνια, μια παγκόσμια εκδήλωση χρειάζεται ανθρώπους ξύπνιους για να την τρέξουν. Αν μεταδίδετε ζωντανά σε μια μακρινή περιοχή, κάποιος στην ομάδα σας θα εργάζεται μια ασυνήθιστη ώρα. Σχεδιάστε τη στελέχωση έχοντας κατά νου την τοπική ώρα του συνεργείου παραγωγής σας, και σκεφτείτε να εναλλάσσετε ποιος αναλαμβάνει τη βολική βάρδια αν πραγματοποιείτε επαναλαμβανόμενες συνεδρίες.
Προβλέψτε χρόνο περιθωρίου πριν βγείτε ζωντανά για τεχνικούς ελέγχους, και θυμηθείτε ότι σε οποιουσδήποτε συνεργάτες, ομιλητές ή προμηθευτές σε άλλες περιοχές πρέπει να επικοινωνηθεί η ώρα έναρξης εξίσου προσεκτικά όπως και στο κοινό σας.
Μην Ξεχνάτε την Επανάληψη
Όσο έξυπνα κι αν προγραμματίσετε, ένα μέρος του κοινού σας θα κοιμάται όταν βγείτε ζωντανά. Αντιμετωπίστε τη μαγνητοσκόπηση ως αναπόσπαστο κομμάτι του σχεδίου, και όχι ως κάτι δευτερεύον. Διαθέστε την γρήγορα, ανακοινώστε την στα ίδια κανάλια που χρησιμοποιήσατε για την προώθηση της ζωντανής εκδήλωσης, και μετατρέψτε επίσης σε τοπικές ώρες τυχόν μεταγενέστερες προθεσμίες, ώστε όσοι καθυστερήσουν να μην τιμωρούνται για τη ζώνη ώρας τους.
Συνθέστε τα Όλα Μαζί
Μια επιτυχημένη παγκόσμια κυκλοφορία σέβεται την απλή πραγματικότητα ότι το κοινό σας είναι διασκορπισμένο σε κάθε σημείο της ημέρας. Αγκυρώστε τον σχεδιασμό σας στην UTC, επιλέξτε ώρες με βάση το πού βρίσκονται πραγματικά οι άνθρωποι, επικοινωνήστε αυτές τις ώρες χωρίς ασάφειες, προσέξτε τη θερινή ώρα κοντά στην ημερομηνία σας, και προσφέρετε πάντα μια επανάληψη. Διαχειριστείτε αυτά τα στοιχεία σωστά και η εκδήλωσή σας θα μοιάζει προσβάσιμη παντού, αντί να είναι μια αποκλειστική παράσταση για όποια περιοχή έτυχε να είναι ξύπνια.