Att lansera en produkt eller hålla ett webbinarium för en global publik låter enkelt tills du inser att det ögonblick du går live är mitt i natten för en stor del av de människor du vill nå. Tidszoner förvandlar ett enda evenemang till ett logistiskt pussel. Med lite planering kan du maximera deltagandet och undvika det klassiska misstaget att av misstag utesluta hela regioner.
Avgör om du behöver en tid eller flera
Det första strategiska valet är om ditt evenemang ska äga rum vid ett enda globalt ögonblick eller vid flera tider som passar lokalt.
Ett enda liveevenemang är enklare att producera och skapar en gemensam känsla av högtidlighet, men det gynnar oundvikligen vissa regioner framför andra. Om din publik är koncentrerad till ett par regioner, välj en tid som passar dem bäst och acceptera att avlägsna regioner får förlita sig på en inspelning.
Om din publik verkligen är världsomspännande, överväg att köra samma session två eller tre gånger under dygnet, var och en anpassad till en större region. Detta mångdubblar din insats men breddar dramatiskt vilka som kan delta live. Ett vanligt mönster är en session som passar Nord- och Sydamerika, en för Europa och Afrika, och en för Asien och Stillahavsområdet.
Välj tiden medvetet
När du väl väljer ett ögonblick, basera det på var din publik faktiskt befinner sig, inte på vad som är bekvämt för dig själv. Titta på vilken lokal timme ditt evenemang skulle infalla i för varje större region och sikta på en tid som hamnar inom rimliga vakna timmar för den största andelen människor.
Förankra din interna planering i UTC. Eftersom UTC inte ändras med sommartid ger den ditt team en enda otvetydig referens. Utifrån den förankringen kan du beräkna den lokala starttiden för varje region du bryr dig om och bedöma hur passande tiden egentligen är.
Kommunicera tiden utan tvetydighet
Inget sänker deltagandet snabbare än att människor dyker upp en timme för tidigt, en timme för sent eller inte alls för att de läst tiden fel.
- Para alltid ihop tiden med dess tidszon, och föredra att namnge en stad framför en förkortning.
- Erbjud en automatisk lokal omvandling där du kan, så att varje besökare ser starttiden enligt sin egen klocka.
- Tillhandahåll en kalenderinbjudan, som lagrar evenemanget som ett absolut ögonblick och visar det korrekt på varje deltagares enhet.
- Ange tiden i UTC vid sidan av de lokala tiderna för den tekniskt sinnade delen av din publik.
Akta dig för sommartidsfällan
Lanseringar planeras ofta veckor i förväg, vilket är precis när sommartid kan sabotera för dig. Om ditt evenemang infaller nära ett omställningsdatum kan skillnaden mellan din referens och en viss region förskjutas mellan dagen du tillkännager det och dagen det äger rum.
Knyt din marknadsföring till en stad eller till UTC snarare än till en ihågkommen tidsskillnad. Om du säger till folk "kl. 10 i London" och London går över till British Summer Time före evenemanget, kommer dina kalenderverktyg ändå att tolka det korrekt. Om du i stället utlovade en fast tidsskillnad kan du hamna en timme fel för en del av din publik.
Planera produktionen dygnet runt
Bakom kulisserna behöver ett globalt evenemang människor som är vakna för att sköta det. Om du sänder live till en avlägsen region kommer någon i ditt team att arbeta vid en ovanlig timme. Planera bemanningen med produktionsteamets lokala tid i åtanke, och överväg att rotera vem som tar det obekväma passet om du kör återkommande sessioner.
Bygg in buffertid innan du går live för tekniska kontroller, och kom ihåg att alla partner, talare eller leverantörer i andra regioner behöver få starttiden kommunicerad lika omsorgsfullt som din publik.
Glöm inte repriserna
Hur smart du än lägger upp schemat kommer en del av din publik att sova när du går live. Behandla inspelningen som en förstklassig del av planen, inte som en eftertanke. Gör den tillgänglig snabbt, tillkännage den i samma kanaler som du använde för att marknadsföra liveevenemanget, och omvandla även eventuella uppföljningsdeadlines till lokala tider så att eftersläntrare inte straffas för sin tidszon.
Sätt ihop helheten
En lyckad global lansering respekterar den enkla verkligheten att din publik är utspridd över alla delar av dygnet. Förankra din planering i UTC, välj tider baserat på var människor faktiskt befinner sig, kommunicera dessa tider utan tvetydighet, håll utkik efter sommartid nära ditt datum, och erbjud alltid en repris. Hantera de bitarna väl så känns ditt evenemang tillgängligt överallt, i stället för att vara en exklusiv föreställning för vilken region som råkade vara vaken.