Agendar uma reunião torna-se surpreendentemente difícil no momento em que as pessoas se encontram em fusos horários diferentes. Um simples "vamos falar às 15h" pode calhar a meio da noite para alguém do outro lado do mundo. A boa notícia é que a maioria dos erros de agendamento resulta de alguns hábitos previsíveis e, assim que os corrigir, as chamadas internacionais tornam-se rotina.
Use Sempre Uma Referência Clara Como Âncora
A maior causa de confusão é a ambiguidade quanto ao relógio a que se refere. Quando escreve "15h", as 15h de quem? O hábito mais seguro é indicar em conjunto a hora, a cidade e o desvio. Por exemplo, escreva "15h em Londres (UTC+1)" em vez de apenas "15h". Nomear uma cidade real é melhor do que indicar uma abreviatura, porque os nomes das cidades correspondem a um local conhecido com regras conhecidas.
Se trabalhar com pessoas à vontade com isso, o UTC é a âncora mais neutra de todas. O UTC não se altera com a hora de verão, pelo que "16:00 UTC" significa o mesmo instante em qualquer parte da Terra. Cada pessoa converte depois esse instante único para a sua própria hora local.
Envie Convites Através de Um Calendário, Não Apenas Por Texto
Os sistemas de calendário, como o Google Calendar e o Outlook, guardam os eventos como um momento absoluto no tempo e, em seguida, apresentam esse momento no relógio local de cada participante de forma automática. Esta é a forma mais fiável de evitar erros, porque a conversão acontece em cada dispositivo sem que ninguém tenha de fazer cálculos mentais.
Ao criar o evento, verifique novamente o campo do fuso horário no próprio evento. Muitas ferramentas assumem por predefinição o fuso horário de origem do organizador, que normalmente é o que se pretende. Mas, se estiver em viagem, o relógio do seu portátil pode ter mudado e um evento que crie pode deslocar-se silenciosamente. Definir explicitamente o fuso horário do evento elimina esse risco.
Respeite o Horário de Trabalho, Não Apenas a Disponibilidade
Um horário que esteja tecnicamente livre na agenda de todos pode, ainda assim, ser uma péssima ideia. Pedir a um colega em Sydney que participe numa chamada às 23h locais é uma forma rápida de esgotar a boa vontade. Antes de propor uma hora, observe a hora local de cada participante, e não apenas se o horário está disponível.
Quando nenhum horário funciona confortavelmente para todos, alterne o incómodo. Se uma reunião recorrente calha sempre cedo para as Américas, faça-a alternar para que o desconforto seja partilhado, em vez de recair sempre sobre a mesma região. A justiça ao longo do tempo importa mais do que qualquer chamada perfeita isolada.
Esteja Atento à Hora de Verão
Os erros de agendamento mais complicados acontecem em torno das mudanças de hora. Os países entram e saem da hora de verão em datas diferentes, e alguns nem sequer a praticam. Durante algumas semanas em cada primavera e outono, o desvio habitual entre duas cidades pode diferir numa hora daquilo que espera.
É precisamente por isto que ancorar a uma cidade, em vez de a um desvio fixo, ajuda. Se agendar "9h em Nova Iorque", o seu calendário segue automaticamente as regras de Nova Iorque ao longo de cada transição de DST. Se, em vez disso, fixar "UTC-5", esse desvio torna-se incorreto no momento em que Nova Iorque muda para a hora de verão e passa para UTC-4.
Uma Lista de Verificação Simples Antes de Enviar
- Indique a hora com um nome de cidade, e não apenas uma abreviatura.
- Use um convite de calendário para que cada dispositivo mostre a hora local correta.
- Confirme o campo do fuso horário do evento, sobretudo se estiver em viagem.
- Verifique a hora local de cada participante, e não apenas os horários livres.
- Tenha em conta as próximas mudanças de hora de verão entre as cidades envolvidas.
Crie Hábitos Que Funcionam à Escala
As equipas que lidam com fusos horários com elegância raramente são as que têm as ferramentas mais sofisticadas. São as que têm convenções partilhadas. Acordem em grupo uma referência predefinida, como o UTC ou a cidade do escritório principal, e usem-na de forma consistente em todas as mensagens e documentos. Quando todos seguem a mesma convenção, a confusão diminui drasticamente.
Também ajuda manter uma pequena referência de onde estão os seus colaboradores e de quantas horas, aproximadamente, vos separam. Ao fim de algumas semanas, começará a sentir os desvios de forma intuitiva e propor uma hora viável tornar-se-á algo natural. Até lá, apoie-se em ferramentas de calendário e em referências claras para fazerem a conversão por si, e reserve a sua energia mental para a conversa em si, e não para os cálculos que lhe estão por trás.