Lançar um produto ou organizar um webinar para um público global parece simples até perceber que o momento em que entra em direto é o meio da noite para uma grande parte das pessoas que pretende alcançar. Os fusos horários transformam um único evento num quebra-cabeças logístico. Com algum planeamento, pode maximizar a participação e evitar o erro clássico de excluir acidentalmente regiões inteiras.
Decida Se Precisa de Um Único Horário ou de Vários
A primeira escolha estratégica é decidir se o seu evento decorre num único momento global ou em vários horários favoráveis a cada região local.
Um único evento em direto é mais simples de produzir e cria uma sensação partilhada de acontecimento, mas favorece inevitavelmente algumas regiões em detrimento de outras. Se o seu público estiver concentrado em algumas regiões, escolha o horário que melhor as serve e aceite que as regiões mais distantes terão de recorrer a uma gravação.
Se o seu público for verdadeiramente mundial, pondere realizar a mesma sessão duas ou três vezes ao longo do dia, cada uma ajustada a uma grande região. Isto multiplica o seu esforço, mas alarga drasticamente o número de pessoas que podem assistir em direto. Um padrão comum é uma sessão favorável às Américas, outra para a Europa e África e outra para a Ásia e o Pacífico.
Escolha o Horário de Forma Deliberada
Quando escolher um momento, baseie-o no local onde o seu público realmente está e não na sua própria conveniência. Veja a hora local em que o seu evento ocorreria para cada grande região e procure um horário que caia em horas razoáveis de vigília para a maior parte das pessoas.
Ancore o seu planeamento interno em UTC. Como o UTC não muda com a hora de verão, oferece à sua equipa uma referência única e inequívoca. A partir desse ponto de referência, pode calcular a hora de início local para cada região que lhe interessa e avaliar até que ponto o horário é, de facto, favorável.
Comunique o Horário Sem Ambiguidades
Nada prejudica mais a participação do que pessoas a aparecerem uma hora mais cedo, uma hora mais tarde, ou nem sequer aparecerem por terem interpretado mal o horário.
- Indique sempre o horário juntamente com o respetivo fuso horário e prefira nomear uma cidade em vez de uma abreviatura.
- Ofereça uma conversão automática para a hora local sempre que possível, para que cada visitante veja a hora de início no seu próprio relógio.
- Disponibilize um convite de calendário, que guarda o evento como um momento absoluto e o apresenta corretamente no dispositivo de cada participante.
- Indique a hora em UTC a par das horas locais, para a parte mais técnica do seu público.
Cuidado com a Armadilha da Hora de Verão
Os lançamentos são frequentemente agendados com semanas de antecedência, que é precisamente quando a hora de verão o pode sabotar. Se o seu evento ocorrer perto de uma data de transição, a diferença entre a sua referência e uma determinada região pode mudar entre o dia em que o anuncia e o dia em que acontece.
Associe a sua divulgação a uma cidade ou ao UTC, em vez de a uma diferença horária memorizada. Se disser às pessoas "10:00 em Londres" e Londres entrar na British Summer Time antes do evento, as suas ferramentas de calendário continuarão a resolvê-lo corretamente. Se, em vez disso, tiver prometido uma diferença horária fixa, poderá estar uma hora desfasado para parte do seu público.
Planeie a Produção Tendo o Relógio em Conta
Nos bastidores, um evento global precisa de pessoas acordadas para o conduzir. Se estiver a transmitir em direto para uma região distante, alguém da sua equipa estará a trabalhar a uma hora invulgar. Planeie a alocação de pessoal tendo em mente a hora local da sua equipa de produção e pondere alternar quem fica com o turno inconveniente caso realize sessões repetidas.
Reserve uma margem de tempo antes de entrar em direto para verificações técnicas e lembre-se de que quaisquer parceiros, oradores ou fornecedores noutras regiões precisam que a hora de início lhes seja comunicada com tanto cuidado como ao seu público.
Não Se Esqueça da Repetição
Por mais hábil que seja o seu agendamento, parte do seu público estará a dormir quando entrar em direto. Trate a gravação como uma parte essencial do plano, e não como uma reflexão tardia. Disponibilize-a rapidamente, anuncie-a nos mesmos canais que usou para promover o evento em direto e converta também quaisquer prazos posteriores para as horas locais, para que os retardatários não sejam penalizados pelo seu fuso horário.
Juntando Tudo
Um lançamento global bem-sucedido respeita a simples realidade de que o seu público está disperso por todas as partes do dia. Ancore o seu planeamento em UTC, escolha horários com base no local onde as pessoas realmente estão, comunique esses horários sem ambiguidades, esteja atento à hora de verão perto da sua data e ofereça sempre uma repetição. Trate bem destes elementos e o seu evento parecerá acessível em todo o lado, em vez de ser um espetáculo exclusivo para a região que, por acaso, estava acordada.