Lanciare un prodotto o ospitare un webinar per un pubblico globale sembra semplice, finché non ti rendi conto che il momento in cui vai in onda è piena notte per una buona parte delle persone che vuoi raggiungere. I fusi orari trasformano un singolo evento in un rompicapo logistico. Con un po' di pianificazione, puoi massimizzare la partecipazione ed evitare il classico errore di escludere accidentalmente intere regioni.
Decidi se ti serve un solo orario o più di uno
La prima scelta strategica è capire se il tuo evento si svolge in un unico momento globale oppure in più orari adatti ai diversi pubblici locali.
Un singolo evento dal vivo è più semplice da produrre e crea un senso di partecipazione condivisa, ma favorisce inevitabilmente alcune regioni rispetto ad altre. Se il tuo pubblico è concentrato in un paio di regioni, scegli l'orario che le serve meglio e accetta che le regioni più lontane si affideranno a una registrazione.
Se il tuo pubblico è davvero mondiale, valuta di tenere la stessa sessione due o tre volte nell'arco della giornata, ciascuna calibrata su una regione principale. Questo moltiplica il tuo impegno, ma amplia enormemente il numero di persone che possono partecipare dal vivo. Uno schema comune prevede una sessione adatta alle Americhe, una per l'Europa e l'Africa e una per l'Asia e il Pacifico.
Scegli l'orario con criterio
Quando scegli un momento, basati su dove si trova realmente il tuo pubblico, non sulla tua comodità. Osserva a che ora locale cadrebbe il tuo evento in ciascuna regione principale e punta a una fascia che ricada in orari di veglia ragionevoli per la quota più ampia di persone.
Ancora la tua pianificazione interna all'UTC. Poiché l'UTC non cambia con l'ora legale, offre al tuo team un riferimento unico e inequivocabile. Da questo punto di ancoraggio puoi calcolare l'orario di inizio locale per ogni regione che ti interessa e valutare quanto sia davvero adatta quella fascia.
Comunica l'orario senza ambiguità
Nulla fa crollare la partecipazione più rapidamente delle persone che si presentano un'ora prima, un'ora dopo o non si presentano affatto perché hanno frainteso l'orario.
- Abbina sempre l'orario al suo fuso orario e preferisci indicare una città piuttosto che un'abbreviazione.
- Offri una conversione locale automatica ovunque possibile, così ogni visitatore vede l'orario di inizio sul proprio orologio.
- Fornisci un invito al calendario, che memorizza l'evento come momento assoluto e lo visualizza correttamente sul dispositivo di ogni partecipante.
- Indica l'orario in UTC accanto agli orari locali per la parte del tuo pubblico più orientata alla tecnica.
Attenzione alla trappola dell'ora legale
I lanci vengono spesso programmati con settimane di anticipo, ed è proprio allora che l'ora legale può sabotarti. Se il tuo evento cade in prossimità di una data di transizione, lo scarto tra il tuo riferimento e una determinata regione potrebbe cambiare tra il giorno in cui lo annunci e il giorno in cui si svolge.
Lega la tua promozione a una città o all'UTC, anziché a uno scarto memorizzato. Se dici alle persone "le 10 del mattino a Londra" e Londra passa al British Summer Time prima dell'evento, i tuoi strumenti di calendario lo risolveranno comunque correttamente. Se invece avessi promesso uno scarto fisso, potresti sbagliare di un'ora per una parte del tuo pubblico.
Pianifica la produzione tenendo conto dell'orologio
Dietro le quinte, un evento globale ha bisogno di persone sveglie per gestirlo. Se trasmetti in diretta verso una regione lontana, qualcuno del tuo team starà lavorando a un'ora insolita. Pianifica il personale tenendo presente l'orario locale della tua squadra di produzione e valuta di alternare chi si fa carico del turno scomodo, se organizzi sessioni ripetute.
Prevedi un margine di tempo prima di andare in onda per i controlli tecnici e ricorda che eventuali partner, relatori o fornitori in altre regioni hanno bisogno che l'orario di inizio venga comunicato con la stessa cura riservata al tuo pubblico.
Non dimenticare la replica
Per quanto astutamente tu programmi, una parte del tuo pubblico starà dormendo quando vai in onda. Tratta la registrazione come un elemento di prima importanza del piano, non come un ripensamento. Rendila disponibile rapidamente, annunciala sugli stessi canali che hai usato per promuovere l'evento dal vivo e converti anche eventuali scadenze successive in orari locali, così chi arriva in ritardo non viene penalizzato per il proprio fuso orario.
Mettiamo tutto insieme
Un lancio globale di successo rispetta la semplice realtà che il tuo pubblico è distribuito in ogni parte della giornata. Ancora la tua pianificazione all'UTC, scegli gli orari in base a dove si trovano realmente le persone, comunica quegli orari senza ambiguità, fai attenzione all'ora legale in prossimità della tua data e offri sempre una replica. Gestisci bene questi aspetti e il tuo evento risulterà accessibile ovunque, invece di essere uno spettacolo esclusivo per la regione che, per caso, era sveglia.