Lancer un produit ou animer un webinaire pour une audience mondiale semble simple, jusqu'à ce que vous réalisiez que le moment où vous passez en direct correspond au milieu de la nuit pour une grande partie des personnes que vous souhaitez atteindre. Les fuseaux horaires transforment un événement unique en casse-tête logistique. Avec un peu de planification, vous pouvez maximiser la participation et éviter l'erreur classique qui consiste à exclure par mégarde des régions entières.
Décidez si vous avez besoin d'un seul horaire ou de plusieurs
Le premier choix stratégique consiste à déterminer si votre événement se déroule à un moment unique à l'échelle mondiale ou à plusieurs horaires adaptés aux différentes zones locales.
Un événement unique en direct est plus simple à produire et crée un sentiment de moment partagé, mais il favorise inévitablement certaines régions au détriment d'autres. Si votre audience est concentrée dans quelques régions, choisissez l'horaire qui leur convient le mieux et acceptez que les régions éloignées devront se contenter d'un enregistrement.
Si votre audience est véritablement mondiale, envisagez de proposer la même session deux ou trois fois dans la journée, chacune adaptée à une grande région. Cela multiplie vos efforts, mais élargit considérablement le nombre de personnes pouvant assister en direct. Un schéma courant consiste à proposer une session adaptée aux Amériques, une pour l'Europe et l'Afrique, et une pour l'Asie et le Pacifique.
Choisissez l'horaire de façon réfléchie
Lorsque vous choisissez un moment, basez-vous sur l'endroit où se trouve réellement votre audience, et non sur votre propre confort. Examinez l'heure locale à laquelle votre événement tomberait pour chaque grande région et visez un créneau qui se situe à des heures d'éveil raisonnables pour la plus grande part des personnes.
Ancrez votre planification interne sur l'UTC. Comme l'UTC ne change pas avec l'heure d'été, il offre à votre équipe une référence unique et sans ambiguïté. À partir de cet ancrage, vous pouvez calculer l'heure de début locale pour chaque région qui vous intéresse et évaluer à quel point le créneau est réellement adapté.
Communiquez l'horaire sans ambiguïté
Rien ne fait chuter la participation plus vite que des personnes qui arrivent une heure trop tôt, une heure trop tard, ou pas du tout, parce qu'elles ont mal interprété l'horaire.
- Indiquez toujours l'horaire accompagné de son fuseau horaire, et privilégiez le nom d'une ville plutôt qu'une abréviation.
- Proposez une conversion automatique vers l'heure locale partout où c'est possible, afin que chaque visiteur voie l'heure de début sur sa propre horloge.
- Fournissez une invitation de calendrier, qui enregistre l'événement comme un moment absolu et l'affiche correctement sur l'appareil de chaque participant.
- Indiquez l'horaire en UTC en complément des heures locales, pour la partie de votre audience la plus à l'aise avec la technique.
Méfiez-vous du piège de l'heure d'été
Les lancements sont souvent planifiés des semaines à l'avance, ce qui correspond précisément au moment où l'heure d'été peut vous jouer des tours. Si votre événement tombe près d'une date de changement d'heure, le décalage entre votre référence et une région donnée peut évoluer entre le jour où vous l'annoncez et le jour où il a lieu.
Rattachez votre promotion à une ville ou à l'UTC plutôt qu'à un décalage mémorisé. Si vous annoncez « 10 h à Londres » et que Londres passe à l'heure d'été britannique avant l'événement, vos outils de calendrier le résoudront tout de même correctement. Si, au contraire, vous aviez promis un décalage fixe, vous pourriez être décalé d'une heure pour une partie de votre audience.
Planifiez la production en tenant compte de l'horloge
En coulisses, un événement mondial nécessite des personnes éveillées pour le faire tourner. Si vous diffusez en direct vers une région lointaine, quelqu'un de votre équipe travaillera à une heure inhabituelle. Planifiez les effectifs en tenant compte de l'heure locale de votre équipe de production, et envisagez de faire tourner les personnes qui assurent le créneau inconfortable si vous organisez des sessions répétées.
Prévoyez une marge de temps avant le passage en direct pour les vérifications techniques, et n'oubliez pas que tous les partenaires, intervenants ou prestataires situés dans d'autres régions ont besoin que l'heure de début leur soit communiquée avec autant de soin qu'à votre audience.
N'oubliez pas la rediffusion
Quelle que soit l'ingéniosité de votre planification, une partie de votre audience dormira au moment où vous passerez en direct. Traitez l'enregistrement comme un élément à part entière du plan, et non comme une réflexion après coup. Rendez-le disponible rapidement, annoncez-le sur les mêmes canaux que ceux utilisés pour promouvoir l'événement en direct, et convertissez également toute échéance de suivi en heures locales afin que les retardataires ne soient pas pénalisés par leur fuseau horaire.
Rassemblons le tout
Un lancement mondial réussi respecte la réalité toute simple selon laquelle votre audience est dispersée à toutes les heures de la journée. Ancrez votre planification sur l'UTC, choisissez les horaires en fonction de l'endroit où se trouvent réellement les gens, communiquez ces horaires sans ambiguïté, surveillez l'heure d'été aux alentours de votre date, et proposez toujours une rediffusion. Maîtrisez ces éléments et votre événement paraîtra accessible partout, au lieu d'être un spectacle exclusif réservé à la région qui se trouvait éveillée.