Ein Meeting zu planen wird überraschend schwierig, sobald sich die Beteiligten in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Ein einfaches „Lass uns um 15 Uhr sprechen" kann für jemanden am anderen Ende der Welt mitten in der Nacht liegen. Die gute Nachricht ist, dass die meisten Planungsfehler auf wenige vorhersehbare Gewohnheiten zurückgehen, und sobald Sie diese beheben, werden grenzüberschreitende Telefonate zur Routine.
Verankern Sie sich immer an einem klaren Bezugspunkt
Die mit Abstand häufigste Ursache für Verwirrung ist die Mehrdeutigkeit darüber, welche Uhr Sie meinen. Wenn Sie „15 Uhr" schreiben, wessen 15 Uhr ist gemeint? Die sicherste Gewohnheit ist es, die Uhrzeit, die Stadt und den Versatz gemeinsam anzugeben. Schreiben Sie zum Beispiel „15 Uhr in London (UTC+1)" statt nur „15 Uhr". Eine reale Stadt zu nennen ist besser, als eine Abkürzung zu verwenden, denn Städtenamen verweisen auf einen bekannten Ort mit bekannten Regeln.
Wenn Sie mit Menschen arbeiten, die damit vertraut sind, ist UTC der neutralste Bezugspunkt überhaupt. UTC verschiebt sich nicht für die Sommerzeit, sodass „16:00 UTC" überall auf der Erde denselben Moment bezeichnet. Jede Person rechnet diesen einen Zeitpunkt dann in ihre eigene Ortszeit um.
Versenden Sie Einladungen über einen Kalender, nicht nur als Text
Kalendersysteme wie Google Calendar und Outlook speichern Termine als absoluten Zeitpunkt und zeigen diesen Moment dann automatisch in der Ortszeit jedes Teilnehmers an. Dies ist die zuverlässigste Methode, um Fehler zu vermeiden, denn die Umrechnung erfolgt auf jedem Gerät, ohne dass jemand im Kopf rechnen muss.
Wenn Sie den Termin erstellen, überprüfen Sie das Zeitzonenfeld des Termins selbst. Viele Tools verwenden standardmäßig die Heimatzeitzone des Organisators, was in der Regel genau das ist, was Sie möchten. Wenn Sie jedoch unterwegs sind, hat sich die Uhr Ihres Laptops möglicherweise geändert, und ein von Ihnen erstellter Termin könnte sich unbemerkt verschieben. Wenn Sie die Zeitzone des Termins explizit festlegen, beseitigen Sie dieses Risiko.
Respektieren Sie Arbeitszeiten, nicht nur Verfügbarkeit
Ein Zeitfenster, das im Kalender aller technisch frei ist, kann trotzdem eine furchtbare Idee sein. Eine Kollegin in Sydney zu bitten, an einem Telefonat um 23 Uhr ihrer Zeit teilzunehmen, ist ein schneller Weg, um guten Willen zu verspielen. Bevor Sie eine Uhrzeit vorschlagen, schauen Sie sich die Ortszeit für jeden Teilnehmer an, nicht nur, ob das Zeitfenster frei ist.
Wenn kein Zeitfenster für alle bequem passt, rotieren Sie die Unannehmlichkeit. Wenn ein wiederkehrendes Meeting für Nord- und Südamerika immer früh liegt, wechseln Sie es ab, sodass die Unannehmlichkeit geteilt wird, anstatt immer dieselbe Region zu treffen. Fairness über die Zeit hinweg zählt mehr als ein einzelnes perfektes Telefonat.
Achten Sie auf die Sommerzeit
Die kniffligsten Planungsfehler treten rund um die Zeitumstellung auf. Länder wechseln zu unterschiedlichen Daten in die Sommerzeit und wieder heraus, und manche beachten sie überhaupt nicht. Für einige Wochen im Frühjahr und Herbst kann der übliche Versatz zwischen zwei Städten um eine Stunde von dem abweichen, was Sie erwarten.
Genau deshalb hilft es, sich an einer Stadt statt an einem festen Versatz zu verankern. Wenn Sie „9 Uhr in New York" planen, folgt Ihr Kalender automatisch den Regeln von New York durch jeden DST-Übergang. Wenn Sie stattdessen fest „UTC-5" eintragen, wird dieser Versatz in dem Moment falsch, in dem New York auf Sommerzeit umstellt und zu UTC-4 wechselt.
Eine einfache Checkliste, bevor Sie auf Senden klicken
- Geben Sie die Uhrzeit mit einem Städtenamen an, nicht nur mit einer Abkürzung.
- Nutzen Sie eine Kalendereinladung, damit jedes Gerät die korrekte Ortszeit anzeigt.
- Bestätigen Sie das Zeitzonenfeld des Termins, besonders wenn Sie unterwegs sind.
- Prüfen Sie die Ortszeit für jeden Teilnehmer, nicht nur freie Zeitfenster.
- Behalten Sie bevorstehende Sommerzeitumstellungen zwischen den beteiligten Städten im Blick.
Bauen Sie Gewohnheiten auf, die skalieren
Die Teams, die mit Zeitzonen souverän umgehen, sind selten diejenigen mit den ausgefeiltesten Tools. Es sind diejenigen mit gemeinsamen Konventionen. Einigen Sie sich als Gruppe auf einen Standardbezugspunkt, etwa UTC oder eine primäre Bürostadt, und verwenden Sie ihn konsequent in jeder Nachricht und jedem Dokument. Wenn alle derselben Konvention folgen, sinkt die Verwirrung deutlich.
Es hilft auch, eine kleine Übersicht darüber zu führen, wo sich Ihre Mitarbeitenden befinden und wie viele Stunden Sie ungefähr trennen. Nach ein paar Wochen werden Sie die Zeitversätze intuitiv spüren, und einen praktikablen Termin vorzuschlagen wird zur Selbstverständlichkeit. Bis dahin verlassen Sie sich auf Kalender-Tools und klare Bezugspunkte, die die Umrechnung für Sie übernehmen, und sparen Sie Ihre geistige Energie für das eigentliche Gespräch auf, statt für die Rechnerei dahinter.