Naplánování schůzky se stane překvapivě obtížným ve chvíli, kdy se lidé nacházejí v různých časových pásmech. Jednoduché „pojďme si promluvit ve 3 odpoledne" může pro někoho na druhém konci světa padnout doprostřed noci. Dobrá zpráva je, že většina chyb v plánování pramení z několika předvídatelných návyků, a jakmile je napravíte, stanou se hovory přes hranice rutinou.
Vždy se opírejte o jeden jasný referenční bod
Největší příčinou zmatků je nejednoznačnost ohledně toho, které hodiny máte na mysli. Když napíšete „3 odpoledne", čí 3 odpoledne to jsou? Nejbezpečnějším návykem je uvádět čas, město a posun společně. Napište například „3 odpoledne v Londýně (UTC+1)" namísto pouhého „3 odpoledne". Uvést skutečné město je lepší než uvádět zkratku, protože názvy měst odkazují na známé místo se známými pravidly.
Pokud pracujete s lidmi, kterým to vyhovuje, je UTC tím nejneutrálnějším referenčním bodem ze všech. UTC se neposouvá kvůli letnímu času, takže „16:00 UTC" znamená stejný okamžik kdekoli na Zemi. Každý si pak tento jediný okamžik převede do svého místního času.
Posílejte pozvánky přes kalendář, ne jen textem
Kalendářové systémy jako Google Calendar a Outlook ukládají události jako absolutní okamžik v čase a tento okamžik pak automaticky zobrazují podle místních hodin každého účastníka. Je to nejspolehlivější způsob, jak se vyhnout chybám, protože převod proběhne na každém zařízení, aniž by někdo musel počítat z hlavy.
Když událost vytváříte, zkontrolujte u ní pole s časovým pásmem. Mnoho nástrojů výchozí nastaví domovské časové pásmo organizátora, což je obvykle to, co chcete. Pokud ale cestujete, mohly se hodiny vašeho notebooku změnit a vytvořená událost by se mohla nepozorovaně posunout. Explicitní nastavení časového pásma události toto riziko odstraní.
Respektujte pracovní dobu, nejen dostupnost
Časový úsek, který je technicky volný v kalendáři každého, může přesto být hrozný nápad. Požádat kolegu v Sydney, aby se připojil k hovoru v 11 večer jeho času, je rychlá cesta, jak si zničit dobré vztahy. Než navrhnete čas, podívejte se na místní hodinu u každého účastníka, ne jen na to, zda je daný úsek volný.
Pokud žádný úsek nevyhovuje pohodlně všem, střídejte nepříjemnosti. Pokud jedna pravidelná schůzka vychází vždy brzy pro Ameriky, prostřídejte ji tak, aby se nepohodlí sdílelo, místo aby vždy dopadalo na stejný region. Spravedlnost v čase znamená víc než jakýkoli jediný dokonalý hovor.
Dejte si pozor na letní čas
Nejzáludnější chyby v plánování se dějí kolem změn času. Země přecházejí na letní čas a zpět v různých datech a některé jej vůbec nedodržují. Po několik týdnů každé jaro a podzim může být obvyklý posun mezi dvěma městy o hodinu jiný, než očekáváte.
Přesně proto pomáhá opírat se o město namísto pevného posunu. Pokud naplánujete „9 ráno v New Yorku", váš kalendář automaticky sleduje pravidla New Yorku během každého přechodu na letní čas. Pokud místo toho napevno zadáte „UTC-5", stane se tento posun chybným ve chvíli, kdy New York přejde na letní čas a posune se na UTC-4.
Jednoduchý kontrolní seznam, než stisknete odeslat
- Uveďte čas s názvem města, ne jen se zkratkou.
- Použijte kalendářovou pozvánku, aby každé zařízení zobrazilo správný místní čas.
- Ověřte pole s časovým pásmem události, zvláště pokud cestujete.
- Zkontrolujte místní hodinu u každého účastníka, nejen volné úseky.
- Mějte na paměti nadcházející změny letního času mezi dotčenými městy.
Budujte návyky, které škálují
Týmy, které časová pásma zvládají elegantně, jsou jen zřídka ty s nejvymakanějšími nástroji. Jsou to ty se sdílenými konvencemi. Dohodněte se jako skupina na výchozím referenčním bodu, například UTC nebo hlavním kancelářském městě, a používejte jej důsledně v každé zprávě a dokumentu. Když se všichni řídí stejnou konvencí, zmatek prudce klesá.
Pomáhá také mít po ruce malý přehled, kde se vaši spolupracovníci nacházejí a zhruba kolik hodin vás dělí. Po několika týdnech začnete posuny vnímat intuitivně a navržení použitelného času se stane samozřejmostí. Do té doby se spolehněte na kalendářové nástroje a jasné referenční body, ať převod udělají za vás, a svou duševní energii si šetřete na samotnou konverzaci, ne na počty, které se za ní skrývají.